Fórum CEAC Contabilidade Setembro: Arquivo, Inferno ou Paraíso

Caros(as) alunos(as),

Este mês deixo para os vossos comentários um tema que me parece interessante e que, se calhar, nunca pensaram muito sobre ele.

Efetivamente, o arquivo é uma área problemática para a maioria das empresas, não só pelo espaço ocupado, mas também pela necessidade de ser bem realizado, para que possa cumprir os seus objetivos e ser eficaz.

Arquivar obedece a determinadas regras e condições, de forma a que todos o façam de forma uniforme, para que qualquer pessoa encontre, com facilidade, o documento que pretende.

Normalmente, arquivar é considerado um trabalho “menor” e “chato”, mas poderá não ser assim! Quando estamos a arquivar também podemos estar a aprender, caso nos preocupemos com os assuntos que temos em mãos.

De qualquer forma, o arquivo é sempre uma preocupação para as empresas.

De há uns anos a esta parte, começaram a surgir empresas especialistas nesta área; neste caso, as empresas suas clientes, entregam os seus arquivos e é ela que os organiza, cataloga e guarda.

Claro que têm de ter serviços eficientes, nomeadamente através da digitalização, para que os clientes possam, rapidamente, aceder aos documentos que pretendem. Também a entrega em papel tem de ser em tempo útil, normalmente em 24 horas ou menos.

Neste caso, as empresas pagam uma avença pela prestação do serviço, mas deixam de ter esta preocupação e, principalmente, deixam de precisar do espaço para os seus arquivos (não se esqueçam que alguns documentos, tais como os contabilísticos, têm, por imposição legal, de ser guardados durante vários anos).

Gostaria de saber a vossa opinião acerca deste assunto e das experiências que já tiveram nesta ótica, com ênfase em:

  • Arquivar = suplício? Ou não?
  • Devem as empresas efetuar o seu arquivo ou transferir para uma empresa especializada?
  • Experiências na área?