DICAS PARA SER MAIS ORGANIZADO
Se pensa que precisa ser mais organizado, de forma a ser um empresário mais produtivo, então penso que está no caminho certo. Ser desorganizado custa-lhe tempo; tempo que poderia ser utilizado no crescimento do seu negócio.
No entanto, com apenas alguns ajustes, gerir o seu negócio poderia ser mais fácil, mais divertido e menos stressante. E quem não poderia utilizar um pouco disso agora?
Penso que o Michael Gerber, autor do “The E-Myth” dí-lo de uma forma mais adequada: se passa muito tempo a trabalhar no seu negócio, não vai ter tempo suficiente para trabalhar para o seu negócio. Isto é, se tudo aquilo que fez foi criar um trabalho para si mesmo, isso foi um erro. É muito melhor, e mais inteligente, tentar perceber como se libertar de forma a ser mais empreendedor, menos trabalhador.
5 dicas para os empreendedores maximizarem a sua produtividade
- Planeie o seu dia no começo de cada dia
Antes da loucura do dia se instalar, comece por ver o que está para vir e depois atribua prioridades. Faça uma lista e tente segui-la. Dessa maneira, em vez de os acontecimentos o controlarem, você é que os controla. Você não quer passar o seu dia a apagar fogos.
Se tiver um planeamento diário, utilize-o. Se utiliza o Outlook ou um iPhone, certifique-se que tira proveito de todas as ferramentas organizacionais que têm incorporadas.
- Adquira e aprenda o software certo
Existem no mercado tantos softwares e ferramentas de poupança de tempo que é um erro não as usar e tirar vantagens delas. As pessoas que criam o software gastam uma enorme quantidade de esforço em I&D, aprendendo o que é que as pessoas das pequenas empresas precisam. Depois criam aplicações de software poderosas desenhadas para preencher essas necessidades.
Compre-as. Aprenda como funcionam. Utilize-as.
O erro que muitos de nós comete (incluindo eu) é que compramos este excelente software e nunca tiramos o tempo necessário para aprender tudo o que ele pode fazer por nós. Um dia de formação pode torná-lo muito mais organizado e eficiente.
- Não seja um escravo do e-mail
Quando li que o Tim Ferris, autor do livro “The 4-hour work week” gasta pouco mais de uma hora, por semana, no e-mail fiquei incrivelmente invejoso. Foram poucos os que descobriram como parar o ataque do e-mail a esse ponto, mas mesmo assim, é possível ser mais inteligente em relação ao e-mail:
* Determine a quantidade de tempo por dia quer gastar com os e-mails e cumpra
* Deixe tempo para o e-mail uma a duas vezes por dia e, mais uma vez, cumpra.
O erro que muitas pessoas cometem é ficarem tão presas ao e-mail que o verificam várias vezes por dia (ou hora!).
- Organize o seu escritório
Estar constantemente a procurar por entre montes de papéis e pilhas de notas não é maneira de gerir um escritório. Arranje os materiais de escritório que precisa e coloque-os onde os vai utilizar. Codifique os documentos com cores. Compre uma máquina destruidora de papel. Compre um armário maior. Arranje uma estante extra.
Organizar o seu escritório é uma das coisas mais fáceis e mais baratas que pode fazer para ser mais produtivo.
- Delegue
Você não tem de fazer tudo sozinho. Dar alguma da sua carga de trabalho aos outros vai libertá-lo para utilizar melhor o seu tempo.
Nesta altura, em especial, qualquer coisa que possa fazer para ser mais produtivo é uma jogada inteligente.
Escrito por Steve Strauss
Este mês proponho-vos uma reflexão/debate sobre o tema da ORGANIZAÇÃO, as suas vantagens e como pode ou não influenciar a nossa produtividade, desempenho e felicidade.
Para participar basta clicar em INSERIR COMENTÁRIO, não esquecendo de indicar o seu nome e turma para que o seu contributo seja avaliado. Os vossos comentários serão primeiro sujeitos à aprovação do professor pelo que podem não ficar imediatamente disponíveis.
Esta atividade de Fórum permite debater e abordar novas ideias, visa o desenvolvimento e a discussão de temas atuais, no âmbito da formação. Aguardo as vossas participações com expectativa, o vosso contributo é muito importante para o sucesso deste fórum!
Sylvie Moreira
Como ser mais organizado :
Fazer uma correta gestão do tempo, não adiando as tarefas mais complexas, por exemplo. Aprender a utilizar programas como o Outlook e outros que nos permitem fazer a gestão dos e mail’s e agendar tarefas.Delegar tarefas, promover sinergias com os outros colaboradores.Ter os documentos do trabalho organizados e classificados, não deixar acumular documentos em cima da secretária sem têr o cuidado de os organizar.Estas são algumas dicas, com certeza haverá mais.
Nuno Baptista
EL7584T
MKD
Agradecemos a sua participação; identificou correctamente alguns dos pontos fulcrais a uma boa organização, não obstante do seu ponto de vista pessoal e/ou profissional, quais os pontos que considera que poderia melhorar? Quais os aspectos que considera que o prejudicam mais na sua organização diária?
Olá.
A organização é muito importante no local de trabalho, em qualquer tipo de trabalho. Mesmo que não sejamos chefes, ou donos ou criadores de um negócio, organização deve estar sempre presente.
Tendo um local de trabalho mais arrumado, ou ter as tarefas previamente definidas ajudam a ter um melhor desempenho no trabalho.
Se o nosso local de trabalho estiver desorganizado teremos mais dificuldades em encontrar algo que precisamos e, na minha opinião, em alguns casos pode deixar-nos baralhados e distraídos.
A organização é tão importante para nós no local de trabalho como para os outros também. Se formos organizados não só por nós mas incentivarmos os outros à organização acaba por ser mais prático e eficiente para todos.
É um ganho geral contribuir para a eficiência e organização no nosso local de trabalho, quer sejamos chefes ou não.
Deborah Silva
EL7790T
GRH
Obrigado pela sua participação. E no seu caso? O que considera que a prejudica mais na sua organização?
Acho importante para a boa organização uma boa gestão do tempo, e muitas vezes isso também implica saber dizer não, para não estarmos sempre a ser solicitados e ficarmos sem tempo para as nossas tarefas. Um aspeto que devo melhorar é a organização e arrumação dos documentos de trabalho, tenho tendência a dispersar-me e a fazer várias tarefas ao mesmo tempo.
Nuno Baptista
MKD
EL7584T
Organização é equivalente a qualidade no trabalho (tarefas a realizar). Organização no trabalho para mim passa não só pela organização pessoal mas a organização em grupo, se todos formos organizados e trabalharmos em conjunto atingimos o objetivo final que é organização no trabalho. Sendo um bocadinho mais adepta de material old school, pondo outlooks organizadores de tarefas em iPhones de parte prefiro algo palpável como uma agenda (por exemplo) porque nem todos podemos estar constatemente a recorrer ao telemóvel no nosso local de trabalho. Falo por experiência própria que trabalho numa loja num centro comercial, sendo responsável de uma secção (caixa) há dias que tenho diversos tipos de tarefas para executar e entendo-me mais facilmente com uma agenda ou quando na falta dela pequenos post’its que me vão lembrando o que fazer, e qual a ordem a seguir, se escreve tudo no telemóvel não iria ser muito lucrativo hiato que não ia ter sempre acesso ao mesmo. Dito isto, cada um organizasse a sua maneira usando os matérias que lhe darão mais jeito, porque nem sempre o que da jeito a um da jeito a outro.
Vanessa Pinto
EL7773T
GRH
A organização no local de trabalho é fundamental para que tudo corra bem, digo isto pelos seguintes motivos, se organizar-mos o nosso local de trabalho, se tudo estiver no devido lugar, com a respectiva identificação é mais fácil para nós encontrarmos aquilo que procuramos e também para os nossos colegas, pois pode haver um imprevisto e não podermos ir trabalhar e as nossas tarefas não podem ficar pendentes, então com esta “passagem de testemunho” a outro colega pode tornar-se mais fácil.
Faz também parte da organização termos em mente quais são as tarefas prioritárias e/ou arranjar uma escala diária ou semanal do que temos para fazer e elaborar um plano com as respectivas tarefas, com horários, dias, etc.
Cada um sabe melhor do que ninguém o material, ou a forma com que se pode organizar melhor, quais as ferramentas essenciais para o bom funcionamento do seu trabalho diário, e ao saber isso pode ser vital para que o trabalho seja bastante produtivo e que se ganhe tempo para outras tarefas e não só.
Pedro Henrique Bouçadas
EL6010P
HT
No trabalho faz falta organização, já que sendo organizado poupa-se em tempo, dinheiro e energia. Tendo a secretaria organizada poderemos evitar a perda de documentos, não entregar os papeis a tempo e os atrasos que sempre acabam por ser uma dor de cabeça o que nos faria poupar tempo e preocupações. Se não organizamos o nosso dia poderemos perder o nosso tempo a fazer tarefas que se calhar não merecem assim tanto tempo, sendo organizado poderíamos investir essa energia em tarefas que realmente são importante. Ser organizado é um dos requisitos quando procura se trabalho, já que não só nos evita dores de cabeça a nos próprios se não também faz com que se trabalhe melhor grupo e haja um bem estar colectivo.
Ser organizado é um aspecto fundamental para um bom desempenho e um ambiente agradável num local de trabalho.
No entanto acho que ser um organizado é um modo de vida, ou seja, é um aspecto da nossa personalidade.
Quando alguém de uma equipa não é organizada o trabalho não é feito correctamente ou não é feito no tempo certo o que pode prejudicar não só a tarefa como também a relação entre colegas.
Ser organizado pode ser um desafio para algumas pessoas, tornando-se num obstáculo que muitas vezes não querem dar-se ao trabalho de ultrapassa-lo pois atualmente a maioria das pessoas pensam que criar um ambiente organizado custa dinheiro e que é uma perda de tempo, mas estão enganados, traz muitos benefícios como por exemplo:
– Quando cada coisa tem um lugar, achará qualquer item com mais facilidade em casa ou no escritório no momento que precisar dele ou como quando precisar de arrumar será mais fácil de o fazer. Isso irá poupar tempo e reduzir o stress de procurar ou arrumar documentos.
– Haverá mais tempo para passar com as pessoas que são mais importantes e menos tempo resolvendo tarefas emergenciais e circunstanciais. Tendo um bom planeamento do seu dia e da sua semana, somado a ter tudo no lugar, trará benefícios à sua rotina e à rotina de quem convive.
– A organização faz com que o seu tempo seja mais produtivo, com o bom planeamento do nosso dia, resulta em estabelecer prioridades para as tarefas e fazer tudo aquilo que realmente precisa, evitando distrações e esquecimento.
Partilho a mesma opinião da colega Vanessa Pinto, que prefere a tradicional agenda em papel do que aos meios eletrónicos como Outlook, telemóveis, etc, mas cada um deve escolher qual a forma que lhe dará mais jeito de organizar a sua vida.
Sermos organizados também tem um aspeto muito importante referido pelo colega Pedro Boçaudas que cito: a ”passagem de testemunho” num imprevisto, em que deixamos de trabalhar temporariamente, tornará mais fácil ao colega a substituir se todo tiver organizado e identificado, e motivando assim esse colega a ser organizado também, e assim sucessivamente.
Aqui vai mais algumas dicas para tentarmos ser mais organizados, fora os mencionados acima pelo professora e colegas:
Tome grandes decisões logo pela manhã: Se você tiver alguma decisão para tomar é preferível que seja pela manhã, pois quanto mais volume de decisões você tiver mais neuro-recursos utilizará, ou seja, é como uma bateria, quanto mais você utiliza menos carga terá, por isso, programe suas tarefas de tomadas de decisões importantes no início do dia, dessa forma você vai maximizar os recursos do seu cérebro o que permitirá que você tome as melhores decisões e em menos tempo.
Aprenda a dizer não: Não é eficiente assumir mais responsabilidades do que você consegue cumprir. Isso pode, inclusive, prejudicar outras tarefas que você teria sob controle. Tenha um tempo determinado para dar a atenção necessária a tudo o que você for fazer, isso pode ser um jantar com amigos, um curso, uma viagem ou as atividades que você precisará realizar no trabalho.
Faça pausas: Uma rotina organizada também precisa incluir tempo para pausas. Trabalhar direto pode trazer stress e prejudicar seu foco e criatividade. Alguns minutos para um café, uma breve caminhada ou algo que distraia sua mente pode renovar sua energia. O tempo perdido numa pausa será ganho em maior produtividade, só não se deixe levar pelo momento de descanso. É ideal que as pausas só ocorram quando uma tarefa ou uma etapa dela estiver terminada para que não desconcentre do que está fazer.
Utilize caixas, pastas e gavetas: Para organizar papéis, itens pequenos ou outras coisas faça uso de ferramentas de fácil acesso, como caixas e pastas, e identifique o uso de cada uma. Tenha um local certo para cada uma dessas coisas. Inclusive um balde do lixo próximo de si para eliminar o desnecessário no momento.
Seja pontual: Chegar atrasado a um compromisso pode atrapalhar todos os outros eventos do seu dia. A pontualidade é essencial para a organização. Você pode perder mais tempo do que o necessário para realizar uma atividade simples. Além disso, a sensação de se estar atrasado pode tirar a motivação para todo o seu dia. Programe-se para chegar aos lugares levando em conta o trânsito, e sua rotina diária vai ficar mais organizada.
Não procrastine: Evite ao máximo o “deixar para depois”. Termine todas as tarefas ou atividades que se propor a fazer. Adiar o dia de realizar algo acabará fazendo com que mais e mais coisas se acumulem, deixando preso entre prazos apertados e tarefas urgentes. Isso pode desencadear stress e fazer com que seja ainda mais difícil terminar qualquer coisa.
Raquel Xaraz
GRH – EL6479P
Concordo com o que a Vanessa disse.
A organização não passa só pela pessoal mas também pela organização do grupo.
Embora estejamos rodeados de novas tecnologias e por vezes pode ser mais prático colocar as coisas num suporte digital, penso que lembretes em papel funciona melhor. Claro que o que pode funcionar melhor para mim não é igual para outro, mas desde que todos consigam manter um nível de organização aceitável e que não prejudique o trabalho dos outros, o método é um pouco indiferente.
Deborah Silva
ELT7790
GRH
Bom dia,
Relativamente ao tema em questão, é muito importante termos ciente o quão nos pode ajudar a organização.
Planear a agendar, os nossos compromissos vai ajudar-nos a ter maior rendimento, não só em tempo como em produtividade. Deixar amontoar papelada e tarefas, não é benéfico para ninguém, aliás desmotiva-nos e consequentemente desmoralizamos com o trabalho em questão. Penso que é muito importante, encaixar a organização em um estado de espírito. Ou seja, quanto melhor e mais organizados estiver-mos com os nossos compromissos, melhor nos vamos sentir, mais relaxados, menos pressionados e mais tranquilos, tudo corre melhor. É uma mais valia, todas as ferramentas que nos podem ajudar nesta organização. Existe uma variedade de métodos, pessoalmente entendo-me bem com uma agenda. Tento melhorar a minha capacidade de organização constantemente, focando-me nas prioridades. É importante começar essa organização em casa, na nossa família e na nossa vida, para que seja mais fácil aplicá-la no trabalho. Também o espaço e os materiais disponíveis podem influenciar a nossa organização.
Em relação ao tema em debate – Organização do trabalho – posso dizer que acho ser bastante interessante. Já diz o ditado popular que é tempo é dinheiro e, como tal se soubermos rentabiliza-lo estamos a rentabilizar dinheiro. Partindo desta ideia, gostaria de dizer que não poderia estar mais de acordo com a primeira frase da Deborah Silva. A ideia que eu tenho é que muito “boa gente” (passo a expressão) não organiza devidamente o seu trabalho porque está a trabalhar para terceiros, no entanto, esquecem-se se os objetivos da organização não forem cumpridos, a atividade da empresa não é rentabilizada e os postos de trabalho podem ser colocados em causa. Na minha opinião, quanto melhor organizarmos o nosso trabalho, o nosso dia-a-dia, melhor corre o nosso trabalho, o trabalho em equipa e, por conseguinte, o trabalho da organização. É um facto que cada um de nós tem uma forma diferente de trabalhar e de se organizar e, como diz a Vanessa Pinto cada um pode socorrer-se dos materiais que forem mais cómodos o que interessa é manter a organização e, tal como a Vanessa refere ela encontra essa organização na agenda. No meu dia-a-dia de trabalho tento ser o mais organizada possível. Já me aconteceu ter que parar tudo o que estava a fazer tal era a desorganização e, para evitar isso, gosto de apontar no início de cada dia de trabalho as tarefas que têm obrigatoriamente que ser realizadas nesse dia. Depois de essas estarem realizadas, que não é fácil porque o telefone toca, os e-mails não param, existem respostas que não podem esperar, mas mesmo assim as tarefas obrigatórias têm que ser cumpridas e, depois disso, vêm as tarefas, que mesmo sendo importantes não são prioritárias. Uma coisa que eu estabeleço é, das tarefas não prioritárias, no máximo em três dias têm que ser realizadas. Neste momento, a minha maior desorganização é, sem dúvida, o e-mail. Ainda que eu o organize por pastas, em assuntos a resolver, os assuntos resolvidos, são muitos e-mails por dia de muitos assuntos diferentes.
Susana Pinheiro
Marketing Digital
EL6461P
Uma pessoa organizada consegue ganhar tempo em sua vida, para aproveitar o que realmente importa e também equilibra a vida profissional e pessoal, e você assume o controle da sua vida.
A organização é muito importante em nossas vidas, pois facilitando que você encontre o que precisa e economize o tempo.
É um desafio, pois exige mudança de hábito e comportamento
Adesorganizacao prejudica a produtividade, causa estresse e problemas de saúde. Enquanto a organização aumenta a produtividade e facilita o controle.
Antonio junior
EL6701R
GRH
Acredito que sem organização não chegamos a lugar nenhum, mas mesmo teoricamente sabendo o que devo fazer na hora de praticar é complicado.
Realmente depois dos aplicativos dos telefones ficou tudo mais fácil, e conseguir gerir nosso dia com tantas alterações que acontecem é bem mais simples. nos caso de softwares, se não formos dar a utilidade que eles oferecem não vale a pena gastar para adquiri-los, pois vamos continuar com muitas tarefas manuais com uma ferramenta tão pratica para nosso trabalho.
de esforço em I&D, aprendendo o que é que as pessoas das pequenas empresas precisam. Depois criam aplicações de software poderosas desenhadas para preencher essas necessidades.
Na gestão dos emails acho que realmente se o trabalho que não temos não exige uma resposta rapida então podemos nos organizar para ver 1 ou 2 vezes ao dia, mas existem algumas funções que não conseguimos ter essa gestão.
Como algumas pessoas conseguem se organizar na bagunça? meu chefe tem a mesa tão cheia de papel e não podemos tirar nada do lugar pois ele esta organizado na bagunça, no entanto quando precisa de algum documento mais antigo nunca conseguimos encontrar, é fundamental ter um arquivo organizado.
Realmente quando conseguimos nos organizar, conseguimos também delegar tarefas, mas se não tivermos organizados não conseguimos ser ajudados, pois não sabemos nem o que nós temos que fazer quanto mais passar para parte do seu trabalho a outra pessoa.
A chave é saber o que fazer, quando e com quem, e quais as ferramentas podemos ter ao nosso lado, assim tudo fica mais facil.
Cristiani Ruiz EL6573R hotelaria e turismo
Ser organizado é uma forma de atingir os resultados pretendidos, pois não é bom ser desorganizado, razão pela qual é necessário tempo para colocar as coisas em ordem. Deve-se aprender a cuidar do nosso espaço e gerenciar melhor o nosso tempo para ter oportunidade de fazer tudo o que se precisa isso proporcionará sermos mais eficazes e conseguir cumprir mais objectivos de forma rápida, reduz o stresse e a ansiedade, dando uma sensação de maior controle do quotidiano.
EL7063S – MKT, GRH
Trabalhando numa área de produção duma fábrica, onde é essencial obter o máximo de eficiência na produção, é indispensável e inerente ao trabalho haver organização. Seja no aspecto de planeamento de turno de forma a saber o quê e quando produzir à organização do material nos postos de trabalho em si. Havendo correcto posicionamento de todo o material necessário, não se perde tempo em busca do que se precisa e rentabiliza-se melhor o tempo. Através do recurso às tecnologias, dispomos de sistema interno de registo de stocks e de ordens de pedido e produção de determinado material. Assim há sempre noção do que existe para fazer e para que horas é possível faze-lo. O hábito de no início de cada turno laboral se inteirar de toda esta informação é essencial para a boa organização no decorrer do dia. Delegar é sempre uma boa opção aquando duma altura mais atarefada, desde que haja alguém capaz da delegação ou tempo suficiente para aprender..
Carlos Alves
Marketing EL6586R
O ideal para termos organização no trabalho é tirarmos da cabeça a ideia que conseguimos fazer tudo sozinhos ou que se queremos algo bem feito,temos que ser nós a fazê-lo!se arrumarmos bem o nosso local de trabalho,planearmos e gerirmos o nosso tempo, conseguimos ajudar e ser ajudados (poupa-se tempo e dinheiro)!É vantajoso para o funcionário e para a empresa. Não perdemos tempo à procura e quem vier a seguir,também terá mais facilidade em exercer a função, pois está tudo organizado.
Bom dia,
Antes de mais considero que a organização é parte essencial a cada emprego. Uma das principais questões é a organização/arrumação do local de trabalho; se estiver tudo bem arrumado, em pastas, gavetas, etc, será mais fácil de encontrar, quando necessário. Outra questão igualmente importante, como diz o Nuno Baptista, é a gestão de tempo, permitindo-nos efectuar as nossas tarefas com maior e melhor organização. No trabalho em equipa, a organização é também fundamental, delegando tarefas entra todos os colaboradores, para atingir o mesmo objectivo.
No meu caso, o uso de uma agenda permite-me ser mais organizada, em relação ao que tenho de fazer e também relativamente à gestão do meu tempo. No momento em que vivemos é bastante fácil manter-se organizado, uma vez que existe todo o tipo de técnicas e aparelhos para ajudar (smartphones e as suas apps, agendas, post-its, etc).