Perfil: Procuramos alguém com formação superior ou avançada em Secretariado, Administração, ou afins, com conhecimentos em Office Management, responsável, proactivo e dinâmico, com gosto e capacidade por trabalhar em equipa, com capacidade de aprender rápido, e com experiência em SAP (preferencialmente) para integrar a equipa administrativa de uma das unidades de investigação de referência em Portugal.
Requisitos essenciais:
Nível de educação: Licenciatura (desejável) e/ou Formação Avançada em Secretariado, Administração ou afins
Línguas requeridas: Inglês (fluente)
Competências:
Conhecimento das ferramentas informáticas Excel, Word e PowerPoint, e destreza em trabalhar com sistemas de informação (bases de dados eletrónicas) e sistemas de armazenamento em cloud (e.g. Google drive, Dropbox);
Capacidade de análise, de interpretação e de aplicação de requisitos regulamentares e de normas;
Atenção ao detalhe, rigor e capacidade de organização e independência na gestão do trabalho;
Capacidade de identificar riscos, e definir estratégias de resolução de problemas;
Capacidade de aprendizagem rápida e de adaptação à mudança;
Boas capacidades de síntese e de comunicação simples e efetiva;
Conseguir estabelecer relacionamento pessoal fácil e de trabalho em equipa;
Responsabilidades gerais:
Executar tarefas administrativas de apoio à direcção e grupos de investigadores;
Garantir eficazmente a organização da agenda;
Organizar e preparar reuniões de trabalho e encontros científicos;
Gerir a correspondência;
Gerir o expediente geral e o arquivo;
Responsabilidades específicas:
Elaboração dos processos administrativos relativamente a missões, aquisição de bens e serviços, equipamentos, através da plataforma central de compras do IST;
Gestão de toda a tramitação dos processos (desde a abertura de concurso até à conclusão do processo) de recrutamento de recursos humanos (através de bolsas ou contratos);
Gestão e monitorização dos processos no sistema informático SAP;
Apoio aos responsáveis dos projectos na respectiva execução financeira;
Atendimento e receção aos investigadores;
Gestão dos acessos ao instituto;
Instituição onde as funções serão exercidas: Instituto de Sistemas e Robótica | Lisboa
Entidade contratante: Associação do Instituto Superior Técnico para a Investigação e Desenvolvimento (IST-ID)
Local de trabalho: Campus do IST – Alameda
Condições: 35h semanais, remuneração a definir em função das qualificações